Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Arrangemangskoordinator
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Arrangemangskoordinator som vill ta ett helhetsansvar för planering, samordning och genomförande av olika typer av arrangemang. I denna roll arbetar du nära interna team, leverantörer, kunder, samarbetspartners och ibland även myndigheter för att säkerställa att varje aktivitet genomförs professionellt, effektivt och enligt uppsatta mål. Tjänsten passar dig som trivs i en dynamisk miljö där många delar behöver hållas ihop samtidigt, och där god struktur, servicekänsla och problemlösningsförmåga är avgörande för framgång.
Som Arrangemangskoordinator ansvarar du för att skapa tydliga planer, tidslinjer och arbetsflöden för evenemang, konferenser, möten, kulturella aktiviteter eller andra typer av arrangemang. Du följer upp budgetar, bokningar, logistik, bemanning, teknik, lokaler och kommunikation för att säkerställa att alla delar fungerar tillsammans. Rollen kräver att du kan prioritera mellan flera parallella uppgifter och snabbt anpassa dig när förutsättningar förändras. Du behöver också kunna kommunicera tydligt med olika målgrupper och skapa goda relationer med både interna och externa kontakter.
En viktig del av arbetet är att identifiera risker i god tid och ta fram lösningar innan problem uppstår. Det kan handla om att koordinera leveranser, hantera schemaändringar, säkerställa att säkerhetsrutiner följs eller att stötta deltagare och samarbetspartners med praktiska frågor. Du förväntas också bidra till att utveckla rutiner och arbetssätt som förbättrar kvaliteten och effektiviteten i framtida arrangemang. För att lyckas i rollen behöver du vara noggrann, initiativtagande och ha förmåga att behålla lugnet även under tidspress.
Vi söker dig som har ett genuint intresse för service, planering och upplevelseskapande. Du uppskattar att arbeta både operativt och administrativt, och du ser värdet i att varje detalj bidrar till helhetsupplevelsen. Du är van att arbeta strukturerat, dokumentera processer och följa upp resultat efter genomförda aktiviteter. Erfarenhet av att koordinera arrangemang, hantera leverantörskontakter och arbeta med flera intressenter samtidigt är mycket värdefull.
Hos oss får du möjlighet att arbeta i en varierad roll där ingen dag är den andra lik. Du blir en nyckelperson i att skapa välorganiserade och uppskattade arrangemang som möter verksamhetens mål och deltagarnas förväntningar. Om du är en lösningsorienterad person med stark samarbetsförmåga och ett öga för detaljer, kan detta vara rätt nästa steg i din karriär.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Planera, samordna och genomföra olika typer av arrangemang och evenemang.
- Upprätta tidsplaner, checklistor och arbetsfördelning inför varje aktivitet.
- Koordinera bokningar av lokaler, teknik, transporter och externa leverantörer.
- Följa upp budget, kostnader och inköp kopplade till arrangemangen.
- Säkerställa att deltagare, kunder och samarbetspartners får korrekt information.
- Hantera praktiska frågor och lösa problem snabbt under pågående arrangemang.
- Samarbeta med interna avdelningar för att säkerställa ett smidigt genomförande.
- Utvärdera genomförda arrangemang och föreslå förbättringar för framtiden.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av koordinering, administration eller evenemangsplanering.
- God organisatorisk förmåga och vana att hantera flera uppgifter samtidigt.
- Stark kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska.
- Förmåga att arbeta självständigt och samtidigt samarbeta effektivt i team.
- God datorvana och erfarenhet av administrativa system och planeringsverktyg.
- Serviceinriktad inställning och förmåga att skapa goda relationer.
- Flexibilitet och beredskap att hantera förändringar med kort varsel.
- Noggrannhet, ansvarskänsla och ett lösningsorienterat arbetssätt.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av att planera och koordinera arrangemang?
- Hur arbetar du för att hålla ordning på flera parallella projekt samtidigt?
- Beskriv en situation där du behövde lösa ett problem under ett pågående evenemang.
- Hur säkerställer du att alla inblandade parter får rätt information i rätt tid?
- Vilka digitala verktyg har du använt för planering, bokning eller uppföljning?
- Hur arbetar du med budgetansvar och kostnadskontroll i dina projekt?
- Vad motiverar dig mest i en roll som Arrangemangskoordinator?
- Hur hanterar du stressiga situationer med många snabba förändringar?
